Как снизить стоимость обслуживания компьютеров

Как снизить стоимость обслуживания компьютеров


Вопрос снижения стоимости обслуживания компьютеров организации беспокоит многих, так как именно обслуживание компьютеров составляет большую часть затрат на ИТ. Мы подготовили восемь практических рекомендаций, которые помогут снизить стоимость обслуживания компьютерной техники, а значит и уменьшить затраты на поддержку ИТ-инфраструктуры.

Компьютер, рабочее место

1. Не экономьте на качестве компьютерной техники

Экономить на качестве комплектующих ‑ плохая идея. Затраты на ИТ снижаются только на первый взгляд, на деле такая техника подведет в самый неподходящий момент. С учетом ремонта стоимость обслуживания компьютера наверняка превысит начальную экономию:

  • Ремонт означает покупку запчастей и оплату услуг системного администратора или ИТ-компании, которая обслуживает компьютеры организации.
  • Пока компьютер не починят, сотрудник не сможет нормально работать ‑ в результате простой работы.
  • Из-за поломки вы рискуете потерять данные, а если резервной копии нет, ущерб будет весьма ощутим.

Приобретая компьютеры, не экономьте на качестве комплектующих. Качественное "железо", профессиональная ИТ-поддержка и регулярное профилактическое обслуживание компьютеров обеспечат вам бесперебойную работу офиса.

Предусмотрите возможность апгрейда. Средний срок службы компьютера 5 лет, за это время потребности в ресурсах возрастут, и возможность сделать апгрейд поможет избежать покупки нового компьютера.

2. Стандартизируйте рабочие места

В отсутствие стандартизации со временем в компании образуется целый зоопарк разношерстного программного обеспечения (ПО), где каждая программа имеет свои настройки, особенности и ошибки. ИТ-поддержка и обслуживание компьютеров со всем этим разнообразием ‑ весьма трудоемкая задача, поэтому, если нужно снизить стоимость обслуживания компьютеров организации, подумайте о стандартизации ПО.

Большинству сотрудников нужно всего несколько программ: браузер, почтовый клиент, архиватор и офис. Определите те из них, которые лучше решают поставленные задачи. Утвердите список стандартного ПО и установите его на компьютеры компании. Отклонения от стандарта должны утверждаться как минимум руководителем отдела. В результате стоимость обслуживания компьютеров организации снизится за счет уменьшения трудозатрат на ИТ-поддержку.

Простая карта для учета и стандартизации программного обеспечения, которая отражает требования разных отделов компанииПростая карта для учета и стандартизации программного обеспечения, которая отражает требования разных отделов компании

Стандартизация рабочих мест ‑ это один из первых шагов, которые мы предлагаем клиенту после заключения договора ИТ-аутсорсинга.

  • В ходе работ выявляется нерациональное использование лицензий ‑ это напрямую влияет на ИТ-затраты.
  • Удаляются лишние программы, которые влияют на стабильность.
  • Ввод в эксплуатацию рабочих мест становится проще, так как известны требования к ПО. Это облегчает обслуживание компьютеров компании.
  • Сотрудники работают более эффективно, потому что используют программы, которые наилучшим образом подходят для решения поставленных задач.

3. Проводите профилактическое обслуживание компьютеров

Вышедший из строя в результате перегрева компьютер, а надо было всего лишь почистить от пылиВышедший из строя в результате перегрева компьютер, а надо было всего лишь почистить от пыли

Вышедший из строя компьютер ‑ это дополнительные расходы на ИТ, которые выражаются в затратах на ремонт, простое работы, а иногда и потере данных. Все мы знаем, что лучшее лечение ‑ это профилактика, относится это и к ИТ.

Обслуживание компьютеров компании обязательно должно включать регулярные профилактические работы. Это позволяет продлить срок службы компьютеров, а также вовремя обнаруживать и устранять неисправности, предотвращая серьезные поломки. Регулярно проводите профилактическое обслуживание компьютеров, и они прослужат дольше, а значит и затраты на ремонт будут меньше.

4. Ограничьте права пользователей

Права администратора не нужны большинству пользователей. Для работы им требуется несколько программ, которые устанавливаются во время подготовки рабочего места. При этом наличие административных прав создает проблемы в плане информационной безопасности, негативно влияет на стабильность работы и, как следствие, увеличивает стоимость обслуживания компьютеров компании.

Ограничьте права пользователей. Учетная запись администратора должна иметь пароль, который знает системный администратор или представители ИТ-компании, которая выполняет абонентское обслуживание компьютеров организации.

Эта мера помогает контролировать, какие программы установлены на рабочих станциях, что полезно для стандартизации и контроля лицензионности ПО. Повышается устойчивость системы к вирусным атакам: вирус может испортить жизнь одному пользователю, но вывести из строя всю систему ему уже не под силу. А самое главное ‑ сотрудники занимаются делом, а не выполняют работу системного администратора, тем более что не у всех есть необходимая квалификация.

5. Своевременно устанавливайте обновления

Как ни странно, установка обновлений снижает совокупную стоимость обслуживания ИТ. Массовые сбои в 2017 году из-за вируса-шифровальщика WannaCry были вызваны, прежде всего, отсутствием установленных обновлений, которые закрывали известную уязвимость. Результат атак ‑ зашифрованные данные более чем на 300 000 компьютерах по всему миру. Так некачественное обслуживание компьютеров и пренебрежение правилами информационной безопасности привело к колоссальным убыткам для многих компаний.

Окно вымогателя WannaCry с сообщением о том, что файлы зашифрованыОкно вымогателя WannaCry с сообщением о том, что файлы зашифрованы

Своевременно устанавливаете критические обновления в ручном или автоматическом режиме. Сделайте контроль обновлений частью регламента по обслуживанию компьютеров.

6. Купите нормальный антивирус

Продолжая разговор о киберугрозах, нельзя не упомянуть о роли антивируса. Компьютер без антивируса беззащитен перед кибератаками, в результате имеем сбои в работе, кражу конфиденциальной информации и потерю ценных данных вследствие работы шифровальщиков-вымогателей. Все вышеперечисленное ведет к дополнительным затратам на обслуживание компьютеров организации.

Предотвратить заражение проще, чем иметь дело с результатами вирусной атаки, поэтому для снижения стоимости обслуживания компьютеров на них должен быть установлен регулярно обновляющийся антивирус. Причем антивирус лучше именно купить, так как платные антивирусы обновляются чаще и быстрее реагируют на угрозы.

7. Организуйте резервное копирование

Разрабатывая стратегию резервного копирования, рабочими станциями часто пренебрегают, ограничиваясь только копированием серверов. Однако на компьютерах сотрудников часто хранятся не менее важные данные, потеря которых может обернуться для компании большими убытками.

Для снижения затрат на обслуживание компьютеров в случае потери данных организуйте регулярное резервное копирование рабочих станций. При этом важно не только регулярно делать резервные копии, но и периодически проверять возможность восстановления. Эти работы можно периодически проводить в рамках регламентного обслуживания компьютеров организации.

Окно программы для резервного копирования данныхОкно программы для резервного копирования данных

Если у вас есть резервная копия, выход из строя компьютера не так страшен. Восстановить потерянные файлы из последней копии проще и дешевле, чем восстановить их с неработающего жесткого диска.

8. Заключите договор об абонентском обслуживании компьютеров

Сравнение затрат на системного администратора и ИТ-аутсорсингСравнение затрат на системного администратора и ИТ-аутсорсинг

Обслуживание компьютеров организации занимает большую часть среди затрат на поддержку ИТ-инфраструктуры. В то же время стоимость обслуживания компьютеров напрямую зависит от выбранной схемы ИТ-поддержки: знакомый компьютерщик, приходящий системный администратор, ИТ-аутсорсинг (абонентское обслуживание компьютеров организации) или собственный штатный сисадмин. У каждого есть плюсы, минусы и своя цена ‑ от "бесплатно по знакомству" до нескольких десятков тысяч рублей ежемесячно.

Если у вас меньше 50 компьютеров, заключите договор об абонентском обслуживании компьютеров организации.

  • Вы фиксируете расходы на поддержку ИТ. Стоимость обслуживания компьютеров зависит только от количества техники и закреплена в договоре.
  • Большая часть рекомендаций будет выполняться автоматически. Обслуживающая компания заинтересована в сокращении своих затрат на поддержку вашей ИТ-инфраструктуры.
  • Время реакции определено заранее, вам не придется долго ждать решения проблемы. Например, в нашей техподдержке большинство проблем решается при первом обращении с помощью удаленного доступа.
  • Снимается вопрос квалификации ИТ-персонала. Обслуживающая компания имеет в распоряжении специалистов по разным направлениям. В случае необходимости они привлекаются для решения профильных задач.
  • Вы можете контролировать состояние дел в ИТ. Профессиональные ИТ-аутсорсеры представляют отчеты и доступ в личный кабинет, где отображается информация по текущим работам.

Абонентское обслуживание компьютеров, как правило, обходится дешевле и может быть хорошей альтернативой системному администратору, попробуйте рассчитать стоимость ИТ-обслуживания для вашей компании:


Рабочие места:  
Принтеры/сканеры/мфу:  
Серверы:
Тариф:


Метки: ит-аутсорсинг, абонентское обслуживание компьютеров организаций, обслуживание ИТ, ИТ-поддержка

Сервис звонка с сайта RedConnect