Увольнение системного администратора. Ч. 3 - передача дел

Увольнение системного администратора Ч. 3 - передача дел


В прошлых статьях мы рассказали о рисках и угрозах при увольнении системного администратора, а также дали несколько советов, как эти риски снизить. Сегодня речь пойдет о передачи дел от старого специалиста новому.

Передача дел от старого системного администратора новомуПередача дел от старого системного администратора новому

Трудности переходного периода при смене сотрудника известны всем работодателям. Смена системного администратора не исключение: часто старый сотрудник дела уже сдал, а новый еще не принял или вообще не найден. Но даже когда инфраструктура передается с рук в руки, все не так гладко, и трудности переходного периода влияют на работу компании.

В большинстве случаев причина проблем ‑ отсутствие документации. В компаниях, где системный администратор является единственным ИТ-специалистом, необходимость в документации неочевидна как для самого сотрудника (у него все в голове), так и для руководства, поэтому ею пренебрегают. В результате после ухода старого системного администратора компанию начинает "лихорадить", пока новый специалист во всем не разберется.

Мы профессионально занимаемся абонентским обслуживанием ИТ более 13 лет и часто принимаем дела у наших коллег, поэтому осознаем проблему в полной мере. Чтобы облегчить себе жизнь, мы составили таблицу, которая помогает получить от увольняющегося системного администратора необходимый минимум информации. Таблицу следует передать уходящему системному администратору сразу после того, как он заявил о желании покинуть компанию, и обязательно проконтролировать ее заполнение.

Ниже приведем список полей с объяснением и нашими комментариями.

Пароли

Первое и самое важное ‑ это имена и пароли для доступа к оборудованию и серверам. Они потребуются новому системному администратору сразу, без них он просто не сможет работать.

Совет по информационной безопасности:
Новый системный администратор должен первым делом сменить все пароли. При этом новые пароли должны храниться не в том же файле, а в зашифрованном виде, для этих целей есть большое количество специальных программ. Обратите внимание, как хранятся пароли в вашей компании, это хороший показатель соблюдения элементарных правил информационной безопасности.

Описание полей в таблице:

Название поля Описание
Название сервиса О чем идет речь: личный кабинет, учетная запись администратора, пароль от Wi-Fi и т. д.
Расположение Где данные вводить: адрес страницы входа, адрес сервера, расположение устройства в офисе.
Имя пользователя
Пароль
Комментарий

Серверы и сервисы

Без подробной информации о серверах не всегда понятно, где расположены сервисы и как они взаимосвязаны. Именно поэтому на первых порах, пока новый системный администратор во всем не разобрался, время диагностики увеличивается, а результат изменений не всегда предсказуем. Информация о серверах и службах поможет новому системному администратору быстрее принять дела и сократить длительность переходного периода.

Как это работает у нас:

Наша работа с каждым клиентом начинается с аудита ИТ-инфраструктуры. Благодаря этому, уже на начальном этапе обслуживания мы объективно оцениваем ее состояние и соответствие решаемым задачам. Наши специалисты проводят инвентаризацию оборудования, программного обеспечения и информационных систем. В рамках инвентаризации каждому объекту ИТ-инфраструктуры назначается собственный номер, определяются его основные характеристики, уточняется назначение, имеющиеся проблемы и т. д. На основании полученных данных мы выявляем проблемы и риски, определяем способы их устранения, а также составляем адекватный план дальнейшего развития.

Описание полей в таблице:

Название поля Описание
Имя сервера У каждого компьютера есть имя, которое должно быть указано здесь.
Назначение Функциональное назначение сервера: файловый сервер, 1с, сайт.
Расположение Где физически находится устройство или на каком сервере работает виртуальная машина: в шкафу второй сверху, на столе справа, server1
Версия ОС Тип и версия операционной системы: Windows Server 2012 R2, Debian 8.0.
Дополнительное ПО Установленное программное обеспечение, которое либо реализует функциональность сервера, либо имеет значение для его работы.
IP-адреса Все сетевые адреса сервера.
Удаленное управление Как подключиться к серверу для удаленного управления.
Конфигурация оборудования Краткие характеристики оборудования: информация о процессоре, объем оперативной памяти, объем дисков, RAID-массивы и т. д.
Резервное копирование Какие ресурсы сервера (файлы, папки, тома) обрабатываются с помощью системы резервного копирования данных.
Известные ошибки и решения Информация об известных ошибках в работе сервера или ПО и способах их устранения.
Комментарий

Лицензии

Большая часть ежедневно используемых программ требует наличия лицензий. В случае проверки придется предъявить не только бухгалтерские документы, но и сами бланки лицензий, коробки от программного обеспечения, наклейки, ключи и т. д. Чаще всего лицензии теряются при переезде офиса, но и при смене системного администратора они могут быть утеряны, если в учете не было порядка.

Описание полей в таблице:

Название поля Описание
Название Название программного продукта.
Тип лицензии Что и как лицензируется: на процессор/на пользователя/конкурентная/корпоративная.
Количество лицензий Количество того, что лицензируется (узлов, установок, процессоров, пользователей).
Носитель В каком виде лицензия передана компании: бумажная/коробка/электронная.
Истекает Если лицензия временная, дата ее истечения.
Ключ продукта Серийный номер или ключ активации продукта.
Список компьютеров, на которых установлено ПО
Комментарий

Поставщики услуг

Обычно контакты интернет-провайдера или оператора связи нужны тогда, когда они перестают работать, поэтому от того, насколько быстро их удастся найти, может зависеть время решения проблемы. Помимо этого, есть договоры, по которым платежи совершаются раз в год, например, хостинг или продление домена, о которых надо не забыть. Такие договоры на ИТ-услуги обычно находятся в ведении системного администратора, поэтому всю информацию о них тоже целесообразно передать новому специалисту.

Описание полей в таблице:

Название поля Описание
Поставщик Название компании поставщика услуг.
Описание услуги Какие услуги предоставляет компания: интернет, телефония, хостинг.
Контактная информация Как связаться с поставщиком услуг, контактный телефон, e-mail, как зовут менеджера.
№ договора Номер договора или другой идентификатор, который определяет договор.
Комментарий

Опросник получился не слишком объемным, несложным для заполнения, при этом мы затронули все основные зоны ИТ-инфраструктуры. Напишите в комментариях, что бы вы добавили или убрали.

На этом тему с увольнением системного администратора закрываем, в следующей статье поговорим о вариантах обслуживания ИТ-инфраструктуры.

Сервис звонка с сайта RedConnect